Case study · Gestione della cassa
Il business era già avviato, i clienti c'erano, il finanziamento pure. Mancava il modo di sapere se i soldi sarebbero bastati fino a fine anno, e quanto lasciasse in cassa ogni singolo progetto.
120.000 €
di finanziamento, gestiti in due tranche allineate ai costi
20.000 €
al mese di costi operativi della nuova sede, coperti per tutto il primo anno
3 anni
l'orizzonte del piano finanziario previsionale costruito
Una PMI italiana che organizza eventi per aziende del settore tecnologico, tre persone e circa 200.000 € di fatturato, stava aprendo una nuova sede con costi operativi di 20.000 € al mese, cinque eventi già venduti e un finanziamento di 120.000 € ricevuto a sostegno dell'avvio. I soci non avevano esperienza di gestione finanziaria. REVERSEA ha costruito il monitoraggio del cash flow, un modello di gestione economica per singolo evento, il processo del ciclo di fatturazione e pagamento, e un piano finanziario previsionale a tre anni. Il finanziamento è stato suddiviso in due tranche allineate all'andamento dei costi, garantendo la liquidità per tutto il primo anno.
| Settore | Organizzazione di eventi per aziende del settore tecnologico |
|---|---|
| Dimensione | 3 dipendenti |
| Fatturato | Circa 200.000 € |
| Esigenza | Governare la cassa durante l'apertura di una nuova sede, con il business già avviato |
| Deliverable | File di monitoraggio del cash flow, modello di gestione economica per evento, processo del ciclo pagamenti, piano finanziario previsionale a 3 anni |
L'azienda stava affrontando l'apertura di una nuova sede con costi operativi di circa 20.000 € al mese, dopo aver già venduto i servizi per l'organizzazione di cinque eventi. A sostegno delle attività iniziali aveva ricevuto un finanziamento di 120.000 €.
I due numeri, presi da soli, non dicono se la cosa sta in piedi: dipende da quando entrano gli incassi dei cinque eventi, da quando escono i costi della sede e da quanto margine lascia ogni evento. Nessuna di queste tre risposte era disponibile.
I soci non avevano esperienze pregresse nella gestione finanziaria. Serviva strutturare l'uso delle risorse economiche, organizzare i pagamenti, impostare un metodo di lavoro, governare il ciclo di fatturazione e capire quale fosse il margine operativo necessario a rendere sostenibile il progetto. Non un problema di soldi: un problema di visibilità sui soldi.
Ottimizzare la gestione finanziaria per garantire il controllo dei flussi di cassa e la redditività operativa, con la realizzazione di un piano finanziario previsionale a tre anni. Due movimenti paralleli: mettere sotto controllo la cassa nel breve e costruire la capacità di prevederla nel lungo.
Prima si capisce come è fatta l'azienda dal punto di vista economico, poi si costruiscono gli strumenti che la tengono sotto osservazione mese per mese.
Il monitoraggio della gestione economica dei singoli eventi confluisce nel quadro complessivo, per una visione continua e non a fotografie sparse.
Prima capire com'è fatta l'azienda, poi costruire gli strumenti che le servono per governarsi da sola.
L'intervento si è concentrato sulla creazione di strumenti di gestione finanziaria per monitorare il cash flow in modo continuativo. I file dedicati alla gestione degli eventi hanno permesso di prevedere costi e ricavi di ciascun progetto, e quindi di stabilire il pricing corretto e le risorse necessarie.
File di gestione della cassa per seguire l'andamento mensile di entrate e uscite finanziarie.
Un processo strutturato per l'organizzazione dei pagamenti e delle fatturazioni, costruito sui cicli di spesa reali.
Modello per prevedere i costi, stimare i ricavi e determinare il prezzo di vendita, inclusa l'allocazione di risorse umane e materiali.
Raccordo tra i file dei singoli eventi e il monitoraggio della cassa, per consolidare i dati in un quadro unico.
Ottimizzazione del cash flow
120.000 €
Il finanziamento è stato suddiviso in due tranche per gestire i pagamenti in modo sostenibile, garantendo la liquidità necessaria ad affrontare i costi operativi durante tutto il primo anno.
La pianificazione strutturata del ciclo di fatturazione ha garantito la regolarità dei pagamenti e la gestione puntuale delle scadenze, riducendo i rischi di insolvenza.
Il raccordo tra i file di gestione degli eventi e il cash flow ha prodotto una visione unificata della situazione finanziaria, facilitando l'analisi dei risultati e le decisioni.
Gli strumenti di monitoraggio hanno permesso di prevedere entrate e uscite con precisione, migliorando la capacità di pianificazione economica.
Un'azienda di tre persone non può permettersi un direttore finanziario a tempo pieno, e non ne ha bisogno. Ha bisogno della funzione: qualcuno che guardi la cassa con un orizzonte più lungo del prossimo bonifico e traduca la pipeline commerciale in date e importi.
La parte che conta di questo intervento non è un file: è il metodo rimasto in azienda. Gli strumenti sono stati costruiti per essere usati dai soci, non per creare dipendenza da chi li ha fatti. Un modello di cash flow che nessuno aggiorna vale esattamente zero.
È anche il motivo per cui il calcolo della marginalità per singolo evento viene prima del pricing: senza sapere quanto lascia un progetto, il prezzo del prossimo si decide a sensazione, e in un'azienda che lavora a commessa è il modo più comune di crescere fatturando di più e guadagnando di meno.
Il documento in PDF con il profilo dell'azienda, il processo fase per fase e i risultati. Nessun form da compilare.
Se la risposta è "dipende", il punto di partenza è mettere sotto osservazione la cassa. Iniziamo con un'analisi della tua situazione attuale.
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