Previsione dei flussi di cassa: come si costruisce e come si tiene aggiornata

Una previsione dei flussi di cassa stima mese per mese quanto entrerà e quanto uscirà dal conto dell'azienda, e quindi quale sarà il saldo alla fine di ogni mese. Si costruisce col metodo diretto, su incassi e pagamenti e non su ricavi e costi, con un orizzonte di dodici mesi, e si aggiorna ogni mese: a mese chiuso il consuntivo prende il posto del previsto e i mesi che restano si rivedono. Quando la cassa è stretta si aggiunge uno zoom settimanale sulle tredici settimane successive.

In fondo all'articolo c'è il template Excel da scaricare, con la previsione a dodici mesi e quella a tredici settimane.

Previsione e conto economico non dicono la stessa cosa

Il conto economico dice se l'azienda guadagna. La previsione di cassa dice se in ogni mese ci saranno i soldi per pagare quello che scade. Le due cose si separano per motivi noti a chiunque abbia guardato un estratto conto a fine mese:

• i ricavi si registrano quando si fattura, ma si incassano dopo, a trenta, sessanta o novanta giorni;
• i costi seguono la stessa logica al contrario: i fornitori si pagano secondo i loro termini;
• l'IVA entra con gli incassi ed esce con le liquidazioni, e non passa dal conto economico;
• la quota capitale di un finanziamento esce dalla cassa senza essere un costo;
• un investimento si paga subito e pesa a conto economico per quote, negli anni;
• tredicesima, imposte e acconti si concentrano in pochi mesi dell'anno.

Un'azienda in utile può quindi trovarsi senza cassa in un mese preciso, ed è quel mese che la previsione deve far vedere in anticipo.

Metodo diretto e metodo indiretto

Ci sono due modi di arrivare al flusso di cassa. Il metodo indiretto parte dall'utile o dall'EBITDA e lo corregge per le voci che non sono movimenti di cassa: è il modo in cui si legge un bilancio, ed è la base del DSCR, l'indice con cui la banca misura la copertura delle rate. Il metodo diretto elenca invece gli incassi e i pagamenti previsti, voce per voce, mese per mese.

Per governare la cassa serve il diretto. Ogni riga corrisponde a qualcosa che succede davvero sul conto, e l'amministrazione la può controllare a mese chiuso contro l'estratto conto.

Come si costruisce, voce per voce

1. Saldo iniziale. La liquidità disponibile all'inizio del primo mese: conti correnti e cassa.
2. Incassi. Le vendite previste, spostate nel mese in cui arriveranno i soldi secondo i termini di pagamento reali dei clienti, non quelli scritti in fattura. Nella ristorazione e nel commercio al dettaglio gran parte incassa subito; nei servizi alle imprese lo scarto può essere di mesi.
3. Pagamenti ai fornitori. Gli acquisti previsti, spostati secondo i termini concordati.
4. Personale. Gli stipendi nel mese in cui si pagano, contributi e ritenute il 16 del mese successivo, la tredicesima a dicembre e, dove il contratto la prevede, la quattordicesima.
5. Costi di struttura. Affitti, utenze, assicurazioni, consulenze: spesso fissi, a volte con scadenze trimestrali o annuali che pesano su un mese solo.
6. Fisco. Le liquidazioni IVA, e le imposte sui redditi col saldo e il primo acconto in estate e il secondo acconto a novembre.
7. Finanziamenti. Le rate in uscita, quota capitale più interessi, secondo i piani di ammortamento; le erogazioni nuove in entrata.
8. Investimenti. I pagamenti previsti per macchinari, aperture, ristrutturazioni.
9. Saldo finale. Il saldo iniziale più gli incassi meno i pagamenti, che diventa il saldo iniziale del mese dopo.

Accanto al saldo conviene tenere due righe: le linee di credito disponibili e non utilizzate, e una soglia minima di cassa sotto cui non si vuole scendere. Il mese in cui il saldo previsto tocca la soglia è il mese in cui va presa una decisione, e la previsione serve a saperlo con qualche mese di anticipo.

Perché dodici mesi, e mese per mese

L'orizzonte di dodici mesi è il minimo per vedere un ciclo intero: la stagionalità delle vendite, le scadenze annuali, le imposte, la tredicesima. Una previsione a tre mesi fatta a settembre non vede il dicembre che arriva.

È anche l'orizzonte che usa la legge. Il Codice della crisi d'impresa definisce la crisi come «l'inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni nei successivi dodici mesi» (art. 2 del D.Lgs. 14/2019), e gli adeguati assetti organizzativi chiedono all'imprenditore di accorgersene per tempo. Una previsione di cassa a dodici mesi, aggiornata, è il modo più diretto di farlo.

La scansione mensile è il compromesso giusto per la maggior parte delle PMI: abbastanza fine da vedere i mesi difficili, abbastanza grossa da reggere un anno senza diventare un esercizio di fantasia.

Preventiva o aggiornata: due usi della stessa previsione

La stessa struttura serve a due cose diverse.

Nei business plan è preventiva: si costruisce prima che il progetto parta, per dimostrare a chi finanzia che la rata si paga in ogni mese del piano, compresi quelli di bassa stagione. È il documento che in un finanziamento importante spesso decide l'esito, come raccontiamo nella guida sul business plan per la banca.

Nella gestione finanziaria continua è aggiornata: si costruisce una volta e si tiene viva, mese dopo mese, finché il mandato dura. Qui il valore non è nel prospetto iniziale, che invecchia in poche settimane, ma nel ciclo di aggiornamento.

Come si tiene aggiornata: il ciclo mensile

Il ciclo che usiamo è semplice, e funziona perché si ripete ogni mese senza eccezioni.

1. A mese chiuso, l'amministrazione porta i dati: movimenti bancari, fatture emesse e ricevute, pagamenti fatti.
2. Il consuntivo sostituisce il previsto. Il mese appena chiuso non è più una stima: nella previsione entrano gli importi veri, e il saldo di partenza del mese successivo diventa quello reale.
3. Si confronta il previsto con l'effettivo, voce per voce. Uno scarto isolato si annota; uno scarto che si ripete nella stessa voce dice che l'ipotesi sotto è sbagliata.
4. Si aggiorna il futuro. Le ipotesi che il consuntivo ha smentito si correggono, e i mesi che restano si ricalcolano.

Il terzo passaggio è quello che fa la differenza. In un gruppo della ristorazione che seguiamo in gestione continua, il confronto mese su mese ha mostrato che la previsione sovrastimava le spese per le merci. Senza l'aggiornamento, la previsione avrebbe continuato a raccontare una cassa più stretta di quella reale. Una previsione prudente è preferibile a una ottimista, ma anche una sovrastima sistematica ha un costo: fa sembrare la cassa più tesa di quanto sia, e può far rinviare decisioni che la cassa vera avrebbe permesso.

Una previsione che non si confronta mai col consuntivo non si corregge, e dopo qualche mese smette di essere creduta da chi la dovrebbe usare.

Lo zoom a tredici settimane

La previsione mensile ha un limite: dentro il mese i pagamenti non arrivano tutti insieme. Gli stipendi escono a fine mese o all'inizio del successivo, gli F24 il 16, molti fornitori a fine mese, mentre gli incassi possono concentrarsi in altri giorni. Un mese che chiude in positivo può avere una settimana in cui il conto va sotto.

Quando la cassa è stretta, si aggiunge una previsione settimanale sulle tredici settimane successive, cioè un trimestre. I casi tipici: un picco di pagamenti in arrivo, una crescita veloce che assorbe circolante, una linea di credito vicina al limite, una trattativa in corso con la banca.

Si costruisce con la stessa struttura per voci, ma settimana per settimana. Le prime settimane si riempiono quasi solo con documenti che esistono già: fatture emesse in scadenza, fatture dei fornitori ricevute, stipendi, rate. Le ultime si appoggiano sulla previsione mensile. Si aggiorna ogni settimana: la settimana chiusa esce, se ne aggiunge una in coda, e l'orizzonte resta sempre di tredici settimane.

Lo zoom settimanale non sostituisce la previsione a dodici mesi. Serve a governare il trimestre che conta di più quando i margini sono sottili, mentre i dodici mesi restano il riferimento per le decisioni.

Gli errori più comuni

• Usare i ricavi al posto degli incassi. È l'errore più frequente, e fa sembrare la cassa sempre migliore di com'è.
• Dimenticare l'IVA e le scadenze annuali. Imposte, acconti, tredicesima, premi assicurativi: sono note in anticipo e cadono sempre negli stessi mesi.
• Essere ottimisti sui tempi di incasso. Si previsionano i termini in fattura, mentre i clienti pagano con i loro tempi.
• Costruirla una volta e non aggiornarla. Una previsione di cassa vale per qualche settimana; senza il ciclo mensile diventa un documento d'archivio.
• Esagerare col dettaglio. Cento righe non rendono la previsione più precisa, la rendono più difficile da aggiornare. Meglio poche voci significative tenute aggiornate.

Il template Excel

Il template ha due fogli: la previsione mensile a dodici mesi col metodo diretto, e lo zoom settimanale a tredici settimane. Le formule sono già impostate: si inseriscono saldo iniziale, incassi e pagamenti previsti, e il file calcola il saldo di ogni periodo e segnala quando scende sotto la soglia minima. I numeri presenti sono di esempio.

Una previsione di cassa si può costruire da soli. Tenerla aggiornata ogni mese, confrontarla col consuntivo e trasformare gli scarti in decisioni è il lavoro che facciamo come fractional CFO per le PMI italiane fra i 2 e i 15 milioni di ricavi. Un esempio di come lo strumento si usa in un ingaggio reale è nel case study sulla gestione del cash flow.